Menteri PUPR : Protokol Sangat Menentukan Keberhasilan Kegiatan, Harus Fleksibel dan Smart
Jakarta – Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat (PUPR) mengadakan acara Koordinasi Peningkatan SDM Keprotokolan Tahun 2021 di Jakarta, Kamis (10/6/2021). Acara dengan bentuk talkshow yang dilakukan secara offline dan online ini diadakan demi mengembangkan kemampuan SDM Kementerian PUPR di bidang keprotokolan.
Menteri PUPR Basuki Hadimuljono mengatakan, protokol merupakan faktor yang sangat menentukan keberhasilan suatu acara. Menurut Basuki, sebaik apapun konten suatu acara, jika pelaksanaannya tidak teratur, maka acaranya tidak akan berhasil. Maka semua SDM Kementerian PUPR perlu memiliki pengetahuan dan kemampuan di bidang keprotokolan.
“Tidak hanya menguasai substansi (keprotokolan), tapi juga harus fleksibel dan smart dalam membaca situasi yang terjadi di lapangan,” ujarnya
Menteri Basuki menambahkan bahwa seorang protokol harus bisa mendesain acara yang menarik, tidak bertele-tele, dan bermanfaat.
Sekretaris Jenderal Mohammad Zainal Fatah menjelaskan bahwa acara ini bertujuan untuk memenuhi salah satu visi Presiden Joko Widodo yaitu pengembangan SDM. “Kegiatan ini kita lakukan untuk meningkatkan pemahaman substansi dan standar tata kelola keprotokolan bagi segenap pelaksana keprotokolan, baik di pusat maupun di daerah,” kata Fatah.
Terdapat 3 narasumber yang mengisi topik acara ini yaitu Deputi Bidang Protokol, Pers, dan Media Sekretariat Presiden Bey Triadi Machmudin membahas Keprotokolan Pejabat di Era Pandemi, Direktur Protokol Kementerian Luar Negeri Akio Alfiano Tamala membahas Keprotokolan Tata Acara Formal, dan Staf Ahli Menteri PUPR Bidang Teknologi, Industri, dan Lingkungan Endra S. Atmawidjaja membahas Tata Keprotokolan Kementerian PUPR.
Endra menjelaskan bahwa terdapat 4 tahapan protokol di lingkungan Kementerian PUPR yaitu perencanaan, persiapan, pelaksanaan, dan evaluasi. Terutama pada saat pandemi ini, diperlukan juga persiapan tambahan lainnya dikarenakan banyak acara yang dilaksanakan secara hybrid (online dan offline).
“Menjalankan acara hybrid tidak lebih mudah dibandingkan dengan dulu (sebelum pandemi), maka kita harus mempunyai skill baru, memiliki inovasi baru, memilih partner acara yang kompeten, menyiapkan peralatan yang memadai dan terkini, serta mengembangkan SOP yang baru,” ujar Endra.
Endra menekankan bahwa koordinasi antara unit organisasi (unor) dan balai di daerah serta atensi terhadap detail diperlukan untuk menyukseskan acara. Protokol harus memastikan Presiden, Menteri, unor, dan balai sudah memiliki level informasi yang sama sebelum pelaksanaan acara agar tidak terjadi ketidaksesuaian antara data dengan kondisi di lapangan pada saat Presiden atau Menteri datang ke lokasi.
Sedangkan pada saat pelaksanaan acara, protokol harus memastikan acara berlangsung dengan lancar sesuai dengan standar serta mutu kegiatan Kepresidenan serta selalui mempunyai plan b alternatif (dengan alasan cuaca atau perubahan jadwal Presiden mendadak).
Sedangkan Bey menjelaskan keprotokolan untuk acara-acara yang dihadiri oleh Presiden. Bey mengatakan bahwa protokol harus selalu siap sedia mengantisipasi berbagai macam keadaan yang mungkin terjadi di lapangan. Terutama karena agenda Presiden yang padat dan dapat berubah-ubah, sehingga harus selalu siap mengantisipasi segala hal di luar keprotokolan. “Protokol tidak hanya harus menguasai tugasnya, tapi juga bagaimana ia bisa menyukseskan acara tersebut,” kata Bey.
Akio juga ikut menegaskan bahwa protokol seharusnya tidak hanya terpaku pada substansi keprotokolan yang diatur dalam UU Protokol saja, tetapi juga pada hal-hal non yuridis yang mungkin terjadi di lapangan. Akio mengatakan bahwa penanganan hal-hal non yuridis itulah yang menentukan keberhasilan suatu acara.
“Di satu sisi mengikuti protokol dan di satu sisi mengikuti spontanitas pemimpin, seni (keprotokolan) adalah bagaimana cara kita toleran mengakomodir kedua hal tersebut,” kata Akio.
Turut hadir pada acara ini yaitu Wakil Menteri PUPR John Wempi Wetipo beserta segenap pimpinan tinggi madya dan sekretaris unit organisasi Kementerian PUPR. Para pegawai Kementerian PUPR baik dari unor di Jakarta maupun dari balai-balai di daerah, serta para perwakilan perusahaan mitra kerja PUPR juga turut hadir secara virtual. (*)